assistant(e) administratif (ve) H/F
À propos du poste
Votre mission principale consiste à organiser le déploiement de tous nos techniciens vers leur lieu de travail basé à l'étranger. C'est une mission complète que nous vous proposons puisqu'elle commence à la mise à jour du planning des missions des techniciens jusqu'à l'émission des billets d'avion en passant par la rédaction des contrats de travail, la préparation des bulletins de salaires (finalisés par un cabinet comptable extérieur). D'autres tâches plus administratives vous seront également demandées. Voici le descriptif : Gestion des salariés OPEX (itinérants) - Rédiger contrats de travail type CDD et contrats de sous-traitance - Déclarer URSSAF (DUE, DPAE, déclaration travail à l'étranger) - Réserver créneau visite médicale - Faire signer les contrats « mutuelle » aux techniciens CDD qui souhaite la contracter - Echanger avec cabinet comptable (STC, préparation des paies, vérification des fiches de paie, etc.) - Echanger avec le client pour le déploiement des techniciens - Organiser et valider les déplacements des techniciens itinérants (billet d'avion, train, hôtel) - Gérer les notes de frais des techniciens - Répondre aux demandes des techniciens itinérants (salaire, vêtement, déploiement, date de mission, etc.) - Veiller à la validité des passeports des techniciens, des visites médicales, des CACES, des habilitations électriques, des habilitations Défense - Mettre à jour les dossiers des techniciens itinérants - Correspondre avec les techniciens et les chefs de site - Préparer les vêtements de travail et EPI et les faire parvenir aux techniciens Facturation fournisseur - Transmettre factures liées aux déplacements des techniciens au cabinet comptable Divers - Gérer la comptabilité des camps => faire un rapprochement et vérifier via Excel des sommes engagées par nos chefs de site - Envoyer au cabinet comptable la compta des camps - Suivre stock vêtements de travail et EPI - Préparer la partie administrative des appels d'offre - Préparer les élections du personnel à venir Administratif - Commander les fournitures de bureau - Opérer le standard téléphonique + dispatcher les appels entrants - Ouvrir le courrier - Archiver les dossiersNous cherchons une personne F/H motivée, méthodique et volontaire. Intégrant une structure comme la nôtre, l'esprit d'initiative, de recherche, d'autonomie, de gestion des priorités est essentiel. A noté que le poste fait l'objet d'un certain degré d'autonomie et d'implication. Nous accordons une importance particulière à la relation avec nos techniciens.
Vos missions
Vous effectuez un service sur mesure d'une grande qualité à vos clients, en leur apportant votre expertise dans le monde du numérique :
- Assistance technique et dépannage
- Initiation et formation
- Réduction de la fracture du numérique
- Digitalisation des TPE
Domaines d'intervention
- Identité digitale autour du web et des réseaux sociaux
- Informatique de gestion pour augmenter la productivité des TPE
- Formation et transmission pour assurer l'autonomie des clients
- Assistance technique pour le bon fonctionnement des outils numériques
Mode de travail
- Intervention dans un rayon maximum de 25km
- Hyper-proximité avec vos clients
- Gestion autonome de votre entreprise
- Développement de votre réseau professionnel
Profil recherché
- Bon relationnel et grand sens du service
- Dynamique et réactif(ve)
- Passionné(e) d'informatique et de nouvelles technologies
- Capacité d'intervention sur de nombreux sujets techniques et fonctionnels
- Pédagogue et doué(e) d'un bon sens de l'écoute
- Envie de travailler en réseau et de participer à la vie d'une communauté