Assistant(e) de formation (H/F)

À propos du poste

Contexte du poste En liaison avec le ou la conseiller(ère) en formation professionnelle, le ou les établissement(s) formateur(s), les formateurs, la coordonnatrice d'agence, l'assistant(e) de formation participe à la gestion complète du dossier administratif de l'apprenant (de la phase d'accueil à celle de la facturation). Missions principales Contribuer au développement commercial. Appuyer la communication des actions de formation et le rayonnement général du GRETA CFA Aquitaine. Répondre aux demandes commerciales des clients, particuliers et partenaires. Aider à la mise en oeuvre des actions de formation et en assurer administrativement la réalisation et le suivi. Saisir l'activité dans les logiciels dédiés et sur les plateformes de nos partenaires. Réaliser la facturation Description des missions à exercer ou des tâches à exécuter - Traitement des demandes entrantes : - Accueillir et recueillir les demandes (entreprises, demandeurs individuels, prescripteurs, demandeurs d'emploi). - Assurer la traçabilité des demandes. - Renseigner et orienter les prescripteurs et les bénéficiaires sur l'ensemble de l'offre et les modalités d'accès à la formation. Communication : - Qualifier régulièrement le fichier client. - Assurer une animation régulière de ce fichier client (envoi d'informations, téléphone.). - Réaliser des mailings et des e-mailing. - Faire les relances téléphoniques à la suite de la commercialisation, avec une entrée produit mais toujours avec une capacité de porter l'ensemble de l'offre du secteur. Actions de commercialisation : - Créer tout outil de communication nécessaire à la commercialisation du secteur (affiche, plaquette, e-mailing.). - Assurer la mise à jour des fiches produit (Site internet, divers plateformes). - Participer aux portes ouvertes des lycées et salons. - Relayer toute information « média » de son secteur auprès de la personne en charge de la communication (réseaux sociaux, presse écrite, petites annonces.). - Assurer le suivi des inscriptions. Contractualisation avec le client : - Etablir tous documents contractuels (convention, CERFA) dès réception du devis signé et en assurer le suivi. Suivi administratif des actions : - Constituer les dossiers des apprenants, veiller aux dossiers de rémunération. - Centraliser les éléments administratifs. - Saisir les heures de formation. - Etablir la facturation. - Réaliser les attestations. Relations hiérarchiques et fonctionnelles Relations hiérarchiques : le CESUP est l'autorité hiérarchique. La coordonnatrice d'agence est le Supérieur Hiérarchique Direct. Relations fonctionnelles : le directeur d'agence est l'autorité fonctionnelle ; liens fonctionnels avec les chefs d'établissements responsables pédagogiques, les Conseillers en Formation Professionnelle. Compétences requises : - Maîtriser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur, progiciels en lien avec la formation professionnelle), l'environnement de Google Drive. - Connaître l'environnement de la formation professionnelle Compétences opérationnelles : - S'adapter aux situations et aux différents publics - Travailler en réseau et en collaboratif - Rédiger et mettre en forme des documents selon les règles établies - Définir les priorités Compétences relationnelles ou savoirs comportementaux et relationnels : - Avoir l'esprit d'initiative et être autonome, - Avoir le sens de l'écoute et de l'accueil, - Savoir travailler en équipe, - Savoir mener plusieurs activités en même temps, - Savoir rendre compte et communiquer, - Savoir gérer son temps et les priorités, - Être méthodique, organisé(e), rigoureux(se). - Avoir des capacités d'adaptation. - Avoir une très bonne aisance rédactionnelle et relationnelle. À compétences égales, une attention particulière sera apportée aux personnes en situation de handicap.

Vos missions

Vous effectuez un service sur mesure d'une grande qualité à vos clients, en leur apportant votre expertise dans le monde du numérique :

Assistance technique et dépannage
Initiation et formation
Réduction de la fracture du numérique
Digitalisation des TPE

Domaines d'intervention

Identité digitale autour du web et des réseaux sociaux
Informatique de gestion pour augmenter la productivité des TPE
Formation et transmission pour assurer l'autonomie des clients
Assistance technique pour le bon fonctionnement des outils numériques

Mode de travail

Intervention dans un rayon maximum de 25km
Hyper-proximité avec vos clients
Gestion autonome de votre entreprise
Développement de votre réseau professionnel

Profil recherché

Bon relationnel et grand sens du service
Dynamique et réactif(ve)
Passionné(e) d'informatique et de nouvelles technologies
Capacité d'intervention sur de nombreux sujets techniques et fonctionnels
Pédagogue et doué(e) d'un bon sens de l'écoute
Envie de travailler en réseau et de participer à la vie d'une communauté