Chargé(e) de coordination logistique des manifestations exceptionnelles (H/F)

À propos du poste

RESPONSABILITÉS : Missions : De nombreuses manifestations se déroulent au sein de l'université. Elles peuvent être portées par des personnels ou usagers et parfois par des organismes extérieurs. Aujourd'hui, il convient de renforcer la coordination logistique de la mise en place de ces manifestations exceptionnelles (MANEX) pour mieux connaitre la typologie d'événements organisés, pour évaluer les besoins et les conditions d'accompagnement de ces manifestations, et pour optimiser les recettes liées à cette activité tout en confortant une politique de valorisation viable. Rattaché à la direction du patrimoine et de la logistique au sein du pôle logistique, le chargé ou la chargée de coordination logistique des manifestations exceptionnelles gérera l'ensemble des dossiers de demandes d'événements exceptionnels en s'assurant de la complétude du dossier, en vérifiant la disponibilité des espaces et des équipes d'appui, en faisant la gestion administrative et financière des demandes, et en présentant les dossiers à l'instance de coordination qui validera les demandes. Il ou elle sera en charge d'élaborer un tableau de bord permettant de mieux analyser l'activité liée aux MANEX et de conforter les circuits de prise en charge des dossiers. Une analyse rapide de pertinence de chaque demande (impact sur l'image de l'établissement / cohérence avec les missions de service public / conformité aux règles de déontologie et de mise en concurrence...) devra être présentée à chaque instance de coordination pour les demandes externes. Le ou la chargé(e) de coordination devra : S'assurer de la complétude du dossier de demande de réservation et accompagner le cas échéant les porteurs pour le compléter; Etablir les devis et les documents contractuels et s'assurer de leur suivi (circuit de signature, fourniture des pièces administratives, suivi des recettes); Coordonner les différents services pour vérifier la faisabilité de la manifestation : Disponibilité des espaces Disponibilité d'équipes d'appui logistique Moyens audiovisuels Signalétique Communication Sécurité et prévention Assurer la coordination entre l'université et les porteurs / organisateurs dans le cas des locations, notamment en centralisant les besoins logistiques et/ou audiovisuels imprévus lors de la manifestation ; Élaborer un tableau de suivi permettant d'évaluer l'activité et les besoins associés; Faire des propositions d'amélioration des circuits d'instruction des dossiers. PROFIL RECHERCHÉ : Catégorie d'emploi : A Compétences attendues : Connaissance Sécurité des ERP Organisation d'évènements Rédaction de contrats La maitrise de l'anglais est un plus Savoir-faire Elaborer, piloter un budget Recueillir le besoin Négocier Planifier différentes tâches nécessaires à la réalisation d'un événement Etablir des tableaux de bord Savoir être Travailler en équipe Aisance relationnelle et sens de la diplomatie Rigueur et organisation Disponibilité et réactivité Capacité à travailler dans des délais contraints Sens du service Force de proposition et de conviction Capacité à travailler sur plusieurs projets en parallèle Conditions de recrutement : Recrutement sur contrat de projet, à temps complet, ouvert uniquement aux contractuels (CDD) Rémunération statutaire et appréciée en fonction de l'expérience professionnelle A compétences égales, priorité aux travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l'obligation d'emploi. Poste à pourvoir : du 01/04/2025 au 31/12/2026 Date limite de candidature : Avant le 11/03/2025

Vos missions

Vous effectuez un service sur mesure d'une grande qualité à vos clients, en leur apportant votre expertise dans le monde du numérique :

Assistance technique et dépannage
Initiation et formation
Réduction de la fracture du numérique
Digitalisation des TPE

Domaines d'intervention

Identité digitale autour du web et des réseaux sociaux
Informatique de gestion pour augmenter la productivité des TPE
Formation et transmission pour assurer l'autonomie des clients
Assistance technique pour le bon fonctionnement des outils numériques

Mode de travail

Intervention dans un rayon maximum de 25km
Hyper-proximité avec vos clients
Gestion autonome de votre entreprise
Développement de votre réseau professionnel

Profil recherché

Bon relationnel et grand sens du service
Dynamique et réactif(ve)
Passionné(e) d'informatique et de nouvelles technologies
Capacité d'intervention sur de nombreux sujets techniques et fonctionnels
Pédagogue et doué(e) d'un bon sens de l'écoute
Envie de travailler en réseau et de participer à la vie d'une communauté