SECRETAIRE - DIRECTION DES SOINS/RH - SECRETARIAT - H/F

À propos du poste

Description : Le CH Charles Perrens recrute dès que possible un/e secrétaire pour le secrétariat RH/DS - en CDD de 3 mois renouvelable. MISSION GÉNÉRALE DU POSTE : En binôme avec sa collègue : * Traiter et organiser l'ensemble des informations administratives et les relations internes et externes du secrétariat de la Direction des Ressources Humaines et de la Direction des Soins Infirmiers. ACTIVITÉS PRINCIPALES : * Assurer la réception, l'enregistrement et la diffusion du courrier * Prendre en note les courriers et rédiger les compte-rendus * Traiter, mettre en forme, diffuser et archiver des documents * Réceptionner, traiter et orienter les appels téléphoniques et les mails * Accueillir physiquement les agents et les orienter vers l'interlocuteur référent * Assurer la mise à jour de l'intranet * Gérer les rendez-vous et les agendas du DRH, du Directeur des Soins, de l'Attachée d'Administration et du CSS adjoint à la Direction des Soins - réserver les salles et les véhicules * Gérer le dossier des abonnements Cité Pass Groupé (bus-tram) * Saisir et gérer des badges des personnels extérieurs au CHCP bénéficiant du restaurant du personnel * Participer à l'organisation de la commission télétravail ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES : * Assurer le suivi et la mise à jour de l'organigramme de la Direction des Soins * Assurer la reprographie des livrets d'accueil * Assurer le suivi du tableau des permanences cadres * Assurer la mise à jour de la composition des instances relevant de la Direction des Soins * Assurer l'organisation des instances (CSIRMT, CLUD...) et réunions relevant de la Direction des Soins et en assurer les comptes-rendus * En l'absence de sa collègue, assurer la continuité ou la réalisation des activités spécifiques suivantes : * Assurer le secrétariat des procédures disciplinaires et conseils de discipline. * Assurer le traitement des demandes de mandats syndicaux en lien avec l'attaché ou l'adjoint des cadres de la DRH * Réaliser le tableau d'indemnisation des permanences cadres Profil recherché : DIPLÔME ET/OU QUALIFICATION : * Niveau baccalauréat souhaité * Expérience en secrétariat souhaitée CONNAISSANCES : * Connaissance des techniques de secrétariat et de la bureautique * Connaissance de l'organisation et du fonctionnement interne de l'établissement * Connaissance des techniques d'accueil physique et téléphonique SAVOIR ÊTRE : * Écoute et diplomatie * Esprit d'initiative * Savoir s'exprimer aisément vis-à-vis des divers interlocuteurs * Efficacité * Disponibilité * Respect de la confidentialité * Capacité d'accueil et de communication SAVOIR FAIRE : * Sens de l'organisation * Savoir rendre compte * Bonne utilisation d'Internet et des sites nécessaires à l'activité, de la messagerie et du réseau local * Respect des protocoles et procédures de travail ainsi que du classement des dossiers * Connaissances opérationnelles dans les outils bureautiques: WORD, Excel (calculs de bases, fonction filtres, tableaux croisés dynamiques) SPÉCIFICITÉS DU POSTE : * Poste à temps plein * Le secrétariat est ouvert de 8 h 30 à 17 h * Pose de congés entre les 2 agents avec présence obligatoire d'une secrétaire sur deux * Organisation du temps de travail selon le protocole en vigueur au sein du Centre hospitalier Charles Perrens.

Vos missions

Vous effectuez un service sur mesure d'une grande qualité à vos clients, en leur apportant votre expertise dans le monde du numérique :

Assistance technique et dépannage
Initiation et formation
Réduction de la fracture du numérique
Digitalisation des TPE

Domaines d'intervention

Identité digitale autour du web et des réseaux sociaux
Informatique de gestion pour augmenter la productivité des TPE
Formation et transmission pour assurer l'autonomie des clients
Assistance technique pour le bon fonctionnement des outils numériques

Mode de travail

Intervention dans un rayon maximum de 25km
Hyper-proximité avec vos clients
Gestion autonome de votre entreprise
Développement de votre réseau professionnel

Profil recherché

Bon relationnel et grand sens du service
Dynamique et réactif(ve)
Passionné(e) d'informatique et de nouvelles technologies
Capacité d'intervention sur de nombreux sujets techniques et fonctionnels
Pédagogue et doué(e) d'un bon sens de l'écoute
Envie de travailler en réseau et de participer à la vie d'une communauté